كشفت الهيئة العامة للعقار اللائحة التنظيمية المقترحة لإدارة الأملاك العقارية، التي تضمنت اشتراط الحصول على ترخيص لممارسة نشاط إدارة الأملاك في العقارات الخاضعة لأحكام اللائحة، مؤكدة عدم جواز ممارسة النشاط دون ترخيص صادر من الهيئة.
وأوضحت مسودة اللائحة، (اطلعت عليها «عكاظ»)، أن الترخيص يقتصر على الأشخاص ذوي الصفة الاعتبارية، على أن يُقدَّم طلب الترخيص عبر المنصة الإلكترونية المعتمدة لدى الهيئة، مرفقاً بالبيانات والمستندات المطلوبة.
وأشارت إلى أن الهيئة تملك طلب أي بيانات إضافية عند الحاجة، مع منح مقدم الطلب مهلة لا تتجاوز 10 أيام عمل لاستكمال النواقص، وإلا عُد الطلب مرفوضاً.
وبيّنت اللائحة، أن مدة الترخيص تبلغ 5 سنوات من تاريخ صدوره، مع إمكانية تجديده بطلب يُقدَّم قبل 60 يوماً على الأقل من انتهاء المدة، بعد التحقق من استمرار استيفاء شروط الترخيص.
وحددت المسودة مهمات مدير الأملاك، وتشمل تأجير العقار وتجديد عقوده وتوثيقها لدى الجهات المختصة، وتحصيل الإيجارات ومتابعة توريدها لمالك العقار، إلى جانب إدارة شؤون المستأجرين والمطالبة بالإخلاء، واستقبال الشكاوى والملاحظات ومعالجتها، والإشراف على أعمال الصيانة المحدودة.
كما تضمنت المهمات إعداد تقارير مالية وتشغيلية دورية لمالك العقار، تشمل نسب الإشغال ومعدلات التحصيل والإيرادات والمصروفات، إضافة إلى تمثيل مالك العقار في جمعية الملاك وفق نظام ملكية الوحدات العقارية وفرزها وإدارتها.
وأكدت المسودة، أن عقد إدارة الأملاك يحدد الصلاحيات المفوضة لمدير الأملاك، مع النص صراحة على عدم جواز تعاقد مالك العقار مع أكثر من مدير أملاك للعقار ذاته.
وفي جانب الالتزامات، ألزمت اللائحة مدير الأملاك بالتحلي بالنزاهة والحياد، والامتناع عن أي ممارسات تنطوي على تضليل أو تضارب مصالح أو استغلال للمعلومات، مع حماية بيانات الملاك والمستأجرين وفق أنظمة حماية البيانات الشخصية.
كما أوجبت حفظ السجلات المالية والإدارية والتشغيلية للعقارات لمدة لا تقل عن 10 سنوات، والإفصاح لمالك العقار عن أي علاقة مهنية أو مالية تربطه بمستأجر أو مزود خدمة، إضافة إلى الإفصاح عن أي عمولات أو رسوم يحصل عليها من أطراف ثالثة.
وشددت المسودة على ضرورة تزويد الهيئة بما تطلبه من معلومات وتقارير خلال المدد المحددة، وإعداد تقرير سنوي عن أداء العقارات المدارة، فضلاً عن تسليم المدير الجديد جميع السجلات والبيانات والتقارير بموجب محضر موثق، مع إشعار الهيئة خلال 10 أيام عمل من انتهاء التعاقد أو نقل الإدارة.
هل يجوز التفويض؟
ألزمت اللائحة مدير الأملاك بتعيين مدير مسؤول مجتاز للبرنامج التأهيلي المعتمد من الهيئة، مؤكدة عدم جواز تفويض أي شخص آخر في تنفيذ المهمات إلا بموافقة خطية صريحة من مالك العقار، مع بقاء المسؤولية على مدير الأملاك.
كما نصت المسودة، على حظر إيداع الأموال المتحصلة من إدارة العقار في الحسابات الخاصة لمدير الأملاك، مع إلزامه بإيداعها مباشرة في حساب مالك العقار.
The General Authority for Real Estate has revealed the proposed regulatory framework for property management, which includes the requirement to obtain a license to practice property management activities in properties subject to the provisions of the regulation, emphasizing that it is not permissible to engage in the activity without a license issued by the authority.
The draft regulation, which “Okaz” has reviewed, clarifies that the license is limited to individuals with legal personality, and that the license application must be submitted through the electronic platform approved by the authority, accompanied by the required data and documents.
It noted that the authority may request any additional data if necessary, granting the applicant a period not exceeding 10 working days to complete any deficiencies; otherwise, the application will be considered rejected.
The regulation states that the license duration is 5 years from the date of issuance, with the possibility of renewal upon a request submitted at least 60 days before the expiration of the period, after verifying the continued fulfillment of the licensing conditions.
The draft specifies the duties of the property manager, which include leasing the property, renewing its contracts, and documenting them with the relevant authorities, collecting rents and ensuring their transfer to the property owner, as well as managing tenant affairs, demanding eviction, receiving complaints and feedback, and addressing them, and supervising limited maintenance work.
Additionally, the duties include preparing periodic financial and operational reports for the property owner, which encompass occupancy rates, collection rates, revenues, and expenses, in addition to representing the property owner in the owners’ association according to the property ownership system and managing its division.
The draft emphasizes that the property management contract specifies the powers delegated to the property manager, explicitly stating that the property owner is not permitted to contract with more than one property manager for the same property.
Regarding obligations, the regulation requires the property manager to act with integrity and neutrality, refrain from any practices that involve deception or conflicts of interest or exploitation of information, while protecting the data of owners and tenants in accordance with personal data protection regulations.
It also mandates the retention of financial, administrative, and operational records for properties for no less than 10 years, and disclosing to the property owner any professional or financial relationship with a tenant or service provider, in addition to disclosing any commissions or fees received from third parties.
The draft stresses the necessity of providing the authority with the requested information and reports within the specified timeframes, preparing an annual report on the performance of managed properties, as well as handing over all records, data, and reports to the new manager under a documented protocol, while notifying the authority within 10 working days of the end of the contract or transfer of management.
Is delegation permissible?
The regulation requires the property manager to appoint a responsible manager who has passed the accredited training program from the authority, emphasizing that it is not permissible to delegate any other person to carry out the tasks without explicit written approval from the property owner, while the responsibility remains with the property manager.
The draft also stipulates a ban on depositing funds collected from property management into the personal accounts of the property manager, requiring them to deposit it directly into the property owner’s account.
